Prima di iniziare a scrivere il software che implementa DOCUMENTA sono stati analizzati una varietà di applicazioni similari esistenti sul mercato e quali future implementazioni avrebbero dovuto essere incluse in una gestione documentale a detta dei "guru" del settore.
iQuesta analisi approfondita (analizzando i prodotti simili di IBM,Microsoft,Alfresco,ARxivar,SolutionDoc,K-Doc, HiperDoc,D-Evo,MFIles per citare i più rappresentativi) studiando i report dei guru di Forrester Search e delle più prestigiose Università oltre che, naturalmente, utilizzando le nostre capacità di analisi risultanti da un'attività più che decennale, ci ha fatto concludere che DOCUMENTA non poteva essere una semplice gestione documentale. DOCUMENTA include tutte le funzionalità parziali delle soluzioni citate e cioè doveva:
1) Sostituire la posta elettronica tradizionale (Outlook,ecc) con uno strumento integrato con la propria attività 2) Non modificare i sistemi informatici esistenti ma prendere sotto il suo controllo i dati che li riguardano 3) Gestire i documenti come una qualsiasi merce con relativo magazzino 4) Essere intuitiva e di facile utilizzo anche per persone non informatizzate 5) Permettere la gestione dei cicli di vita dei documenti e cioè delle azioni sugli stessi che devono essere eseguite dagli utenti incaricati 6) Acquisire documenti di massa provenienti da input esterni (fax,scanner,posta elettronica ecc.) e veicolarli automaticamente verso gli utenti prestabiliti 7) Gestire tutti i possibili tipi di campi di input come: codici a barre, immagini qR e campi rFid per il reperimento dei documenti 8) Rendere immediata la comunicazione fra gli utenti che condividono le stesse attività 9) Dotarsi di una messaggstica (disponibile per messaggi interni,SMS e posta elettronica) anche al di fuori dei (controllabili) canali di comunicazione disponibili su Internet 10) Workforw delle cose da fare sui documenti 11) Funzionare in cloud , in housing o in un ambiente misto
Tutte queste caratteristiche sono incluse nella versione FREE immediatamente operative alla sua prima installazione.